Korrespondenz, die ankommt!

Professionelle Korrespondenz und Informationslogistik im Empfangsbereich

In der dynamischen Welt des Empfangsbereichs stellen eine effektive Korrespondenz und ein optimales Informationsmanagement entscheidende Erfolgsfaktoren dar. Ob durch E-Mail oder Brief, die Qualität Ihrer Korrespondenz kann einen wesentlichen Unterschied machen. Ebenso entscheidend ist der souveräne Umgang mit vertraulichen Dokumenten und die Fähigkeit, sich an die ständig wechselnden Korrespondenzstile und -formate anzupassen. Durch dieses Seminar erweitern Sie Ihre Fähigkeiten in diesen Bereichen und erfahren zudem, wie Sie moderne und kundenorientierte Korrespondenz effektiv nutzen und mit Post- und E-Mail-Flut effizient umgehen.

Inhalte:

Grundlagen der professionellen Korrespondenz

• Unterschiedliche Stile und Formate
• Korrekter Gebrauch von Anreden, Grußformeln, Titeln und Namen
• Aufbau von Briefen und E-Mails
• Richtige Formatierung von Adressen
• Überblick über die aktuelle DIN 5008
• Bedeutung von Klarheit und Kürze in der Kommunikation
• Dynamische Verben nutzen
• Keine Macht den Konjunktiven
• Klar und verständlich formulieren
• Formulierung professioneller Antworten auf herausfordernde Kommunikation

Daten- und Informationssicherheit

• Umgang mit vertraulichen Dokumenten
• Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen
• Schutz von Informationen in der Korrespondenz
• Postverwaltung und Logistik
• Zuständigkeiten klären
• Logistik optimieren
• Poststempel, ja oder nein?
• Sortierung, Priorisierung und Postverteilung

Digitale Korrespondenz und Dokumentenmanagement

• Management von E-Mails und digitaler Kommunikation
• Hauptaufgabe: Scannen
• Unterschiedliche Quellen bzw. Ablagesysteme kennen
• Verwaltung sämtlicher Dokumente

Spezielle Korrespondenz-Situationen

• Terminänderungen, -verschiebungen, -bestätigungen etc.
• Umgang mit schwierigen Situationen und unzufriedenen Kunden
• Regeln für höfliche und professionelle Kommunikation