Dokumentenmanagement effizient gestalten

Jeden Tag arbeiten wir mit einer Fülle von Informationen – egal ob in gedruckter oder elektronischer Form: E-Mails, Dateien, Briefe, Memos. Die Ablage und Archivierung dieser Informationen gehört dabei häufig nicht zu den Lieblingsaufgaben. Sie wird eher als Zusatzaufwand empfunden und nicht mit der nötigen Sorgfalt gehandhabt. Daraus entsteht nicht selten ein Dokumentenchaos.

Dateien werden auf dem Server nicht gefunden, Briefe türmen sich auf dem Schreibtisch und E-Mails landen im Nirwana. Dieses Chaos kostet Zeit – ein immer kostbares Gut. Ein professionelles Dokumentenmanagement dagegen sorgt für transparente Strukturen sowie effiziente Prozessabläufe und spart somit Zeit. Das Credo lautet: Finden statt suchen.

In diesem Seminar erhalten Sie eine fundierte Einführung in das moderne Dokumentenmanagement. Sie bekommen einen Überblick über die Möglichkeiten, ein Ordnungssystem für analoge und digitale Dokumente zu entwickeln. Nach dem Seminar sind Sie in der Lage, Tätigkeiten im Dokumentenmanagement durchzuführen und diesen Bereich strategisch weiterzuentwickeln.

• Umgang mit der Informationsflut
• Klassische Ablage vs. elektronische Ablage – Gemeinsamkeiten und Unterschiede
• Von der Dokumentenverarbeitung zum Dokumentenmanagement
• Grundlagen des Dokumentenmanagements
• Einführung in das Enterprise-Content-Management (ECM)
• Formen und Merkmale von Dokumenten – analog und elektronisch
• Ein Ordnungssystem entwickeln
  • Einheitliche Strukturen, Beschriftungen, Bezeichnungen schaffen
  • Dokumentenablage auf dem Server und im E-Mail-Postfach
  • Elektronische, revisionssichere Archivierung
  • Traditionelle Ablage
  • Tipps, um weniger Papier zu produzieren
• Überblick Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) – zur Verwaltung elektronischer Dokumente
  • Nutzen und Wirtschaftlichkeit des Einsatzes (Kosten/Nutzen-Betrachtungen)
  • Ziele
  • Aufstellung und Pflege von Schlagwort-Wörterbüchern
  • Dokumentenklassen
  • Speichern von Dokumenten
• Qualitätsvorteile durch Dokumentenmanagement
  • Effizientere Bindung von Kund:innen
  • Beziehungen zu Kund:innen langfristig gestalten
  • Ressourcenmanagement
• Rechtliche Anforderungen wie gesetzliche Aufbewahrungsfristen
• Datenschutzrechtliche Aspekte im Dokumentenmanagement

Fach- und Führungskräfte aus allen Bereichen