Digitale Postbearbeitung (4h-Webinar)

Von der Poststelle zum Digital Mailroom.

In kaum einem anderen Unternehmensbereich finden so gravierende Veränderungsprozesse statt wie in den Poststellen. Denn die zunehmende Digitalisierung von Informationen erfolgt vor allem hier. Posteingang und -ausgang werden völlig anders funktionieren als bisher. Eingehende Dokumente werden nur noch in Ausnahmefällen in ihrer physischen Form an die zuständigen Stellen weitergeleitet. Im Regelfall werden sie gescannt, klassifiziert und elektronisch archiviert oder zur Weiterbearbeitung an elektronische Workflows übergeben. Auch eingehende E-Mails, die nicht direkt an die Empfänger im Unternehmen adressiert sind, durchlaufen dieselben Prozesse. Nur das Scannen entfällt hier, da sie ja bereits digital eingehen. So werden die aktuellen Arbeitsmodelle von Homeoffice und Desksharing optimal unterstützt. Denn eingehende Post erreicht den Mitarbeiter zeitnah dort, wo er gerade arbeitet, im Homeoffice, am geteilten Arbeitsplatz oder im Individualbüro. Der Postausgang erfolgt ebenfalls verstärkt in digitaler Form. Kostenreduktionen in den Postdiensten von 20 % und mehr gegenüber den alten, physischen Formen sind realistisch. Die Poststelle wandelt sich zum „Digital Mailroom“. Durch diese Entwicklung entstehen High-Tech-Arbeitsplätze mit neuen Arbeitsprozessen und hohen Anforderungen an die Poststellenmitarbeiter.

Wenn auch Sie wissen wollen, wie die digitale Postbearbeitung funktioniert, in welchen Anwendungsbereichen sie sich besonders lohnt und welche Vorteile sich damit für Ihre Poststelle und Ihr Unternehmen ergeben, ist dieses Kompakt-Seminar unentbehrlich für Sie! Hören, erfahren und diskutieren Sie das Wichtigste zu den Themen Digitalisierung und Scannen, Dokumenten-Management und Archivierung, Sicherheit und Recht sowohl im Posteingang als auch im Postausgang. Diese Veranstaltung bringt für Sie nicht nur Licht in das facettenreiche Thema der digitalen Postbearbeitung, sondern Sie werden auch erfahren, was Sie auf Ihrem Weg zum „Digital Mailroom“ noch alles beachten müssen!

Inhalte:

Digital-Mailroom – Die Poststelle mit Zukunft

• Trends am Postmarkt und Postbearbeitung
• Definitionen und Begriffe, die man kennen sollte
• Der Digital Mailroom – Bedeutung und Funktion

Digitale Postbearbeitung: Input – Fachprozesse – Output

• Musterpoststelle und Musterprozesse
• Prozessschritte bei der Digitalisierung
• Den Posteingang richtig übernehmen und für das Scannen vorbereiten
• Klassifizieren: Kennzeichnung und Erkennung unterschiedlicher Dokumententypen
• Indizieren: So werden Daten übernommen und überprüft!
• Kopierendes und ersetzendes Scannen
• Technische Lösungen und Produkte: Brieföffner, Posteingangssysteme, Scanner
• Möglichkeiten und Grenzen automatischer Dokumentenerkennung
• Einsatz künstlicher Intelligenz
• Schnittstellen zwischen Postbearbeitung und Fachabteilungen
• Aufgabenverteilung und Anforderungen an nachgelagerte Bereiche
• Digitale Postausgangsbearbeitung: Input meats Output

Sicherheit und Recht – Das sollten Sie wissen!

• Wie Sie Briefgeheimnis und Datenschutz wahren
• Richtig umgehen mit nachweispflichtiger Post
• Schrift- und Textformerfordernisse
• Umgang mit Originalen
• TR-Resiscan
• Verfahrensdokumentation

Einführung und Umsetzung digitaler Postbearbeitung

• Projektplanung
• Chancen und Risiken
• Rationalisierungs- und Einsparpotenziale durch Digitalisierung
• Erfahrungen und Empfehlungen