Digitale Personalakte & Löschkonzepte im öffentlichen Dienst

Die Digitalisierung der Personalverwaltung bringt für Behörden und öffentliche Einrichtungen zahlreiche Vorteile: von effizienteren Abläufen bis hin zu mehr Transparenz. Gleichzeitig stellen sich neue Fragen: Welche Daten dürfen wie lange gespeichert werden? Wie lässt sich die gesetzlich vorgeschriebene Löschung in der Praxis organisieren? Und wie können Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten miteinander in Einklang gebracht werden?

Dieses Online-Seminar vermittelt Ihnen das notwendige Wissen, um digitale Personalakten datenschutzkonform und rechtssicher zu führen. Sie lernen, welche rechtlichen Rahmenbedingungen für Arbeitnehmer und Beamte gelten, wie Löschfristen bestimmt werden und welche Rolle ein strukturiertes Löschkonzept dabei spielt. Besonderer Wert wird auf die Praxis gelegt: Anhand von Beispielen aus dem Lebenszyklus einer Personalakte wird verdeutlicht, wann Unterlagen aufzubewahren und wann sie zu löschen sind. Zudem erfahren Sie, wie moderne DMS- oder HR-Systeme bei der Fristenverwaltung unterstützen können und welche technischen sowie organisatorischen Maßnahmen den Datenschutz wirksam sichern.

Am Ende des Seminars haben Sie nicht nur ein klares Verständnis der rechtlichen Anforderungen, sondern auch konkrete Ansätze, wie sich ein Löschkonzept in Ihrer Behörde erfolgreich umsetzen lässt.

• Rechtlicher Rahmen
  • Einführung zur Digitalisierung in der Personalarbeit
  • DSGVO & BDSG: Grundsätze (Zweckbindung, Speicherbegrenzung)
  • Spezielle Vorschriften für den öffentlichen Dienst (Bundes- und Landesrecht)
  • Unterschiede bei Arbeitnehmern und Beamten
  • Einbeziehung Dritter in die Digitalisierung bis hin zur Löschung
  • Welche Konsequenzen eine unzulässige Speicherung haben kann (Bußgelder, Klagen)
• Aufbewahrungsfristen im Detail
  • Wie bestimmte ich die relevante Löschfrist?
  • Bestimmung der relevanten Löschfrist anhand von konkreten Beispielen aus der Personalakte: Von der Bewerbung bis zur Altersversorgung
• Praktische Umsetzung in der digitalen Welt
  • Aufbau einer digitalen Aktenstruktur: Metadaten, Kategorien, Fristen-Tagging
  • Technische Unterstützung: Fristenverwaltung im DMS/HR-System
  • Datenschutz durch Technikgestaltung (Art. 25 DSGVO)
  • Das Löschkonzept als zentraler Leitfaden zur Umsetzung
  • Umgang mit Archivierungspflichten (z. B. bei Prüfungen, Gerichtsverfahren)