Kompaktwissen Büroorganisation

Effizient & innovativ dank digitaler Tools und künstlicher Intelligenz (KI)

Kompaktwissen Büroorganisation – das Aufgabengebiet der Assistenz ist heute vielfältig, kaum eine Stelle gleicht der anderen. Dennoch gibt es einige „Basics“, die für alle Office Professionals unumgänglich sind, um effektiv zu arbeiten. In diesem eintägigen Kompaktseminar erfahren Sie ein topaktuelles Wissens-Update rund um die moderne Büroorganisation. Sie erhalten hilfreiche Tipps im Hinblick auf Ihr individuelles Selbst- und Zeitmanagement, topaktuelle Hacks für Ihre Office-Anwendungen und selbstverständlich erfahren Sie, wie Sie die KI sinnvoll in Ihren Arbeitsalltag integrieren können.

Auch wenn so gut wie jede*r Mitarbeitende das Office-Paket von Microsoft kennt: Viele Erleichterungen stecken im Detail. Das sind Funktionalitäten, die kaum jemand kennt, die aber sehr nützlich und schnell zu erlernen sind. Brandaktuell und hochspannend sind darüber hinaus die Möglichkeiten, die uns die Künstliche Intelligenz eröffnet. Erfahren Sie, wie die KI Ihnen zu Inspiration und v.a. zu mehr Effizienz verhilft.

Packen Sie es an! – Professionalität im Büro spart nicht nur Zeit und Kosten, sie erhöht auch Ihre persönliche Freude an der Arbeit.

Themenüberblick
+ Effizientes Zeit- und Selbstmanagement
+ MS Office Update: Hilfreiche Hacks, die Sie kennen sollten
+ Künstliche Intelligenz (KI) für mehr Inspiration und Effizienz
+ KANBAN-Board: So realisieren Sie Ihre Projekte mit optimiertem Workflow
+ Das papierlose Büro: So funktionieren Wiedervorlage und Dokumentenmanagement digital

Inhalte

+ Effizientes Zeit- und Selbstmanagement
Organisieren Sie Ihren Arbeitsalltag optimal und priorisieren Sie wichtige Aufgaben.

Bewährte Zeitmanagement-Techniken
Erfolgreich „Nein“ sagen und Grenzen setzen
Verzettelungen vermeiden: Ziele und Prioritäten richtig setzen
Zeitdiebe erkennen und reduzieren
Cool bleiben bei Störungen und Unterbrechungen: Erfahren Sie, wie Sie souverän mit unerwarteten Situationen umgehen und den Workflow trotzdem aufrechterhalten
Multitasking versus Monotasking: Pomodoro-Technik für konzentriertes, fokussiertes Arbeiten

+ MS-Outlook

Nachrichtenverwaltung
Ablage/Ordnerstruktur/Archivierung
Nachverfolgung/Wiedervorlage/Aufgaben
Suchzeile und Suchordner nutzen
Regeln definieren
Quick Steps einsetzen
Kategorien nutzen
Kalender-Einstellungen und -Ansichten, besondere Hinweise
Optimale Grundeinstellungen – nutzen Sie mehr als nur den Standard!

+ MS-OneNote – das digitale Notizbuch

Verwalten von und zugreifen auf alle Informationen, die immer griffbereit sein sollten
Notizbücher, Abschnitte und Seiten strukturieren
Notizbücher mit anderen teilen: Zugriffsberechtigungen

+ MS-Teams

So funktioniert die Online-Plattform von Microsoft zur Zusammenarbeit im Team
Kombination mit anderen Apps

+ MindMaps

Strukturieren von Informationen mit digitalen MindMap–Tools
Nutzungsmöglichkeiten und Anwendungsbeispiele

+ ChatGPT im Office: So nutzen Sie die KI sinnvoll

Generierung von Ideen und Inspirationen (Brainstorming)
Lernunterstützung
Schreiben/Generieren von E-Mails, Berichten und Dokumenten jeglicher Art: Entscheidend ist die Formulierung der entsprechenden Prompts

+ KANBAN-Board

Visualisierung von Projekt- und Aufgabenfortschritten, insbesondere im Team
TRELLO, MS-Planner, Meistertask oder Smartsheet? – Was unterscheidet die Anwendungen voneinander und welches Tool ist für Sie das richtige?

+ Digitale versus physikalische Ablage: Ihr Weg zum papierlosen Büro

Elektronische Wiedervorlage oder Terminmappen?
Tipps für ein effektives Dokumentenmanagement

Methodik

Wissensinput durch die Trainerin, praxisnahe Diskussionen und Übungen. Bringen Sie gerne Ihre Fragen mit ins Seminar oder teilen Sie uns diese vorab mit.

Zielgruppe

Alle Office Professionals, die sich selbst und/oder andere im Büro optimal organisieren möchten. Das Seminar richtet sich an alle, die in der Assistenz, im Sekretariat und/oder im Office Management arbeiten und ihr Wissen im Hinblick auf eine moderne Büroorganisation, speziell bei der Nutzung digitaler Tools, auf den aktuellen Stand bringen möchten.

Ihr Nutzen

Kompakt an einem Tag erhalten Sie viele nützliche „Tipps & Tricks“, wie Sie mit Hilfe der unterschiedlichen digitalen Tools Ihre Büroorganisation noch effizienter gestalten können. Expertin Brigitte Graf hat das Wichtigste für Sie zusammengefasst und ein Seminar konzipiert, das Ihrer Büroorganisation einen wahren „Boost“ verleiht.
Mit Hilfe dieses praxisnahen Seminars professionalisieren Sie Ihre Büroorganisation weiter und sparen dadurch Zeit und Kosten. Darüber hinaus sind Sie weniger gestresst und können sich besser auf Ihre Prioritäten konzentrieren.

Trainerin: Brigitte Graf

ist als Referentin und Coach in den Bereichen Kommunikation, Präsentation, Selbstmanagement und Persönlichkeitsentwicklung sowie für IT-Anwendungen und Business-Tools im Bereich der Büroorganisation tätig. Nach kaufmännischer und pädagogischer Ausbildung hat Frau Graf auch die Zertifizierung als Trainerin nach dem European communication certificate® erlangt und ist seit über 20 Jahren erfolgreich in der Weiterbildung von Assistent/innen sowie Fach- und Führungskräften unterschiedlicher Unternehmensbereiche aktiv. Frau Graf arbeitet mit großer Leidenschaft – fachkompetent, authentisch & lebendig