Computerwissen I (MS Word) und Office Management mit KI

Computer & Online Essentials

• Grundlegende Konzepte in Bezug auf Hardware und Software; wichtige Aktivitäten und deren Ausführung
• Dateien, Ordner, Programme verwalten und Daten speichern
• Netzwerk-Konzepte; eine Verbindung mit einem Netzwerk herstellen
• Online-Informationen gezielt suchen und verwalten inkl. relevanter Browser-Einstellungen
• Überlegungen zum effektiven Einsatz gemeinsamer Kommunikationsmittel
• E-Mails senden, empfangen und verwalten sowie Kalender verwenden
• Potenzielle Bedrohungen verstehen und Möglichkeiten zum Schutz von Computern, Geräten und Daten
• Überlegungen zu Sicherheit, Wohlbefinden, Zugänglichkeit und Umwelt

• eine interne, schriftliche Teilprüfung à 33,3 % in der Gesamtwertung
• eine externe, schriftliche Prüfung

IT-Sicherheit

• Konzepte zur Sicherung von Informationen/ Daten zur Vermeidung von Identitätsdiebstahl, Betrug und Datendiebstahl
• Schutz von Computern, anderen Geräten der IT-Technologie und Netzwerken vor Malware und unberechtigtem Zugriff
• Verständnis für unterschiedliche Netzwerktypen, Verbindungsarten und netzwerkspezifische Programme und Techniken (z. B. Firewall)
• Sicherheitsprobleme bei der Kommunikation, z. B. mit E-Mail und Instant Messaging
• Sicherung, Rückspeicherung, endgültiges Löschen von Daten

• eine interne, schriftliche Teilprüfung à 33,3 % in der Gesamtwertung
• eine externe, schriftliche Prüfung

Textverarbeitung MS Word

• Bedeutung von Textverarbeitung, Texte erstellen und bearbeiten
• Überblick über die Möglichkeiten von Textverarbeitungsprogrammen
• Textdokumente laden, bearbeiten, speichern und individuell gestalten
• Zeichen-, Absatz- und Seitenformatierung
• Rechtschreibprüfung, Silbentrennung und Thesaurus
• Spaltentexte erstellen
• Erstellen und Anwendung von Textbausteinen (AutoText, AutoKorrektur)
• Tabellen erstellen, bearbeiten und gestalten
• Tabellen von einer Tabellenkalkulation einbinden
• Textpassagen und -formatierungen sowie Sonderzeichen suchen und ersetzen
• Serienbriefe erstellen
• Format- und Dokumentvorlagen einsetzen
• Grafiken in Texte einbinden
• Leistungsumfang einer Textverarbeitung

• eine interne, schriftliche Teilprüfung à 33,3 % in der Gesamtwertung
• eine externe, schriftliche Prüfung

Grundlagen des Büromanagements

• Einführung in das moderne Büromanagement
  • Definition und Bedeutung des Büromanagements.
  • Anforderungen an Bürofachkräfte im modernen Arbeitsumfeld.
  • Umweltschutz, Ergonomie, Unfallverhütung
  • Typische Aufgaben: Terminplanung, Organisation, Kommunikation.
  • Interaktive Gruppenübung: Analyse von Tagesabläufen aus der Praxis
• Ziele und Aufgaben eines Büromanagers
  • Wichtige Kompetenzen: Organisationstalent, Kommunikationsfähigkeit, Flexibilität.
  • Abgrenzung zu anderen Berufsbildern im administrativen Bereich.
  • Rollenspiel: Aufgaben eines Büromanagers identifizieren und priorisieren.
• Zeitmanagement und Priorisierungstechniken
  • Prinzipien des Zeitmanagements: SMART-Ziele, ALPEN-Methode.
  • Techniken zur Priorisierung: Eisenhower-Matrix, Pareto-Prinzip.
  • Praktische Übungen: Erstellung eines Tagesplans und Priorisierungsübungen.
  • Diskussion: Häufige Zeitfresser und wie man sie vermeidet.
• Strukturierung des Arbeitsalltags
  • Entwicklung effektiver Arbeitsroutinen.
  • Erstellung von Checklisten und Workflows.
  • Vergleich von analogen und digitalen Ablagesystemen.
  • Workshop: Erstellung einer individuellen Checkliste für den Arbeitsalltag
• Professionelle Korrespondenz: E-Mails, Briefe und Protokolle
  • Aufbau und Stil von Geschäftskorrespondenz.
  • Häufige Fehlerquellen und wie man sie vermeidet.
  • Protokolle verfassen: Ziel, Struktur, Sprache.
  • Schreibübung Erstellung eines professionellen E-Mail-Entwurfs

Kommunikation und Kundenorientierung

• Grundlagen der Kommunikation im Büro
  • Kommunikationsmodelle (z. B. Sender-Empfänger-Modell)
  • Aktives Zuhören und Fragetechniken.
  • Praktische Übungen: Simulation von Gesprächssituationen
  • Diskussion: Typische Kommunikationsfehler im Büroalltag
• Grundlagen der Kundenorientierung
  • Definition und Bedeutung von Kundenorientierung
  • Erkennen und Verstehen von Kundenbedürfnissen
  • Kommunikationsstrategien für den professionellen Kundenkontakt
  • Beschwerdemanagement
  • Fallstudien: Analyse und Diskussion von Kundenanfragen
• Telefontraining: Professionelles Telefonverhalten
  • Telefonetikette: Begrüßung, Weiterleitung, Verabschiedung
  • Umgang mit schwierigen Gesprächspartnern
  • Praktische Rollenspiele: Simulation von Telefongesprächen

Moderne Büroorganisation und Digitalisierung

• Einführung in digitale Tools für das Büromanagement
  • Vorstellung moderner Softwarelösungen: Microsoft 365, Google Workspace
  • Funktionen und Einsatz von Projektmanagement-Tools: Trello, Asana
  • Gruppenübung: Vergleich und Auswahl geeigneter Tools für bestimmte Szenarien
• E-Mail-Management und digitale Kalenderorganisation
  • Best Practices für den Umgang mit E-Mails: Inbox Zero, Filter setzen
  • Kalender effizient nutzen: Terminserien, Erinnerungen
  • Workshop: Einrichtung eines digitalen Kalenders und Verknüpfung mit E-Mails
• Dokumentenmanagementsysteme (DMS) verstehen und anwenden
  • Funktionen eines DMS: Archivierung, Suchfunktionen
  • Regeln zu Datenschutz und Datensicherheit
  • Praktische Übungen: Organisation von Dokumenten in einem DMS
• Zusammenarbeit in virtuellen Teams
  • Besonderheiten der Zusammenarbeit über Distanz.
  • Nutzung von Tools wie MS Teams, Slack, Zoom
  • Rollenspiel: Virtuelles Meeting mit Agenda und Feedbackrunde
• Cloud Computing und Datenspeicherung
  • Grundlagen des Cloud Computing: Was ist die Cloud?
  • Vor- und Nachteile von Cloud-Lösungen
  • Praktische Beispiele: Google Drive, OneDrive, Dropbox
  • Gruppenarbeit: Entwicklung eines Cloud-basierten Projekts
• Grundlagen der Künstlichen Intelligenz
  • Definition und Einsatzgebiete von KI im Büromanagement
  • Chancen und Grenzen von KI-Tools
  • Datenschutz und ethische Aspekte bei der KI-Nutzung
  • Diskussion: Reale Beispiele und Zukunftsperspektiven

Organisation und Planung

• Projektmanagement-Grundlagen
  • Grundbegriffe des Projektmanagements
  • Einführung in agile Methoden: Kanban, Kreativitätsmethoden
  • Praktische Anwendungen: Erstellen eines Kanban-Boards
• Veranstaltungs- und Terminmanagement
  • Planung und Organisation von Meetings: Agenda, Teilnehmer, Technik
  • Nachbereitung von Terminen: Protokolle und Aufgabenverfolgung
  • Praktische Übung: Organisation eines fiktiven Meetings mit Nachbereitung
• Reisemanagement: Planung und Buchung von Geschäftsreisen
  • Auswahl geeigneter Transportmittel und Unterkünfte
  • Nutzung von Buchungstools und Vergleichsportalen
  • Workshop: Erstellung eines detaillierten Reiseplans

• Interne, schriftliche Prüfung