Im Sekretariat zwischen Assistenz- & Projektaufgaben

Haben Sie als SekretärIn oder AssistentIn auch oft eigene Projekte zu verantworten? Dann geht es Ihnen wie vielen anderen Assistenzen auch. Das Jobprofil dieser Position variiert von Unternehmen zu Unternehmen sehr stark. Umso wichtiger ist es, dass Sie selbst die Prioritäten Ihres Arbeitsplatzes genau kennen und abstimmen. Nur so können Sie in Ihrer Position erfolgreich und zufrieden sein.

In diesem Live-Online-Seminar vermittelt unsere erfahrene Referentin wertvolle Tipps und Hinweise, wie Sie den verschiedenen Aufgaben gerecht werden. Neben der Auseinandersetzung mit Ihrer persönlichen Standortbestimmung erfahren Sie Grundlegendes zu Projektarbeit und Prioritätenmanagement.

Gleichzeitig bietet dieser Live-Online-Seminar Gelegenheit zum Erfahrungsaustausch mit den anderen TeilnehmerInnen. Sie können Beispiele aus Ihrem Berufsalltag vorstellen und bei Bedarf mögliche Lösungsansätze mit der Gruppe und der Referentin erarbeiten. So wird der Tag besonders gewinnbringend für Sie.

Modul I: Ihre „Misch-Position“: Sekretariat vs. Sachbearbeitung

• Sekretariat – Assistenz – Sachbearbeitung: Charakteristika, Herausforderungen, Abgrenzungen
• Chancen und Risiken der verschiedenen Funktionen
• Welche Anforderungen und Erwartungen sind damit verbunden?
• Persönliche Eigenschaften für eine erfolgreiche Umsetzung

2. Modul II: Persönliche Standortbestimmung

• Das System der äußeren Bedingungen – Anforderungen, die gestellt werden
• Persönliche Analyse – Aufgaben, Anforderungen und eigene Bedürfnisse abgleichen
• Rollenklärung bzw. Rollenverständnis
• Klärung von Zuständigkeiten
• Reflektion des persönlichen Arbeitsstils

3. Modul III: Für einen reibungslosen Ablauf: Prioritätenmanagement

• So gelingt Ihnen mehr Effizienz
• Vorteile und Notwendigkeit der Zielorientierung
• Prioritäten- und Ressourcenmanagement
• Prioritäten klar erkennen – Unterscheiden zwischen „dringend“ und „wichtig“
• Entscheidungen treffen – Konzentration auf das Wesentliche
• Prioritäten nach außen kommunizieren

4. Modul IV: Die Informationsflut zielorientiert gestalten

• Effiziente Nutzung von Informationsmedien und -quellen
• Aufbau von Referenzwissen
• Gesprächs- und Abstimmungsbedarf erkennen
• Kommunikationskanäle sinnvoll nutzen

5. Modul V: Sensibilisierung für Projektarbeit

• Grundlagen Projektmanagement
• Wann ist Projektmanagement wirklich sinnvoll?
• Die Wichtigkeit von Projektzielen
• Die Phasen eines Projektes

6. Modul VI: Praxisbeispiele

• Stellen Sie eigene Erfahrungen bzw. Beispiele vor und erarbeiten Sie bei Bedarf gemeinsam mit der Gruppe und der Seminarleiterin Lösungsansätze